Un evento cultural no es otro que aquel que está relacionado con cualquier ámbito del arte, el pensamiento y, obviamente, la cultura. Para la organización de un evento cultural debemos tener en cuenta una serie de elementos indispensables que nos ayuden a obtener el éxito.
La organización de un evento cultural puede estar gestionado por empresas especializadas en este tipo de acciones o bien departamentos de marketing y comunicación in house.
A continuación, compartimos algunas cuestiones que nos ayudarán a que la organización de un evento cultural nos resulte efectiva, y sobre todo para que los resultados sean mejores.
¿Qué naturaleza tiene el evento que quieres organizar?
Hay varios pasos a seguir para la organización de un evento cultural de la manera más práctica y obteniendo los mejores resultados posibles. Pero antes de empezar, debemos definir la naturaleza del evento y los objetivos de este. ¿Será un evento institucional, por el contrario tendrá carácter privado? Hay que decidir de qué tipo de evento se trata, y si su objetivo es el de dar a conocer un proyecto, presentar un libro o una obra, premiar algún talento, conmemorar una fecha importante, presentar una obra de teatro o un concierto, entre otros. Una vez decididos la naturaleza y los objetivos, el siguiente paso será su organización.
¿Cuándo y dónde quieres organizar el evento?
La segunda pregunta que debemos respondernos cuando nos planteamos la organización de eventos será decidir la fecha, el lugar y la duración de este. Para escoger el lugar más adecuado debemos tener en cuenta la naturaleza del evento y, en función de la cantidad de invitados que hayamos previsto, la capacidad del espacio elegido para saber si tendrán cabida totos los asistentes. Si el acto es muy masivo, deberemos contar con elementos de seguridad concretos para garantizar la correcta organización del evento.
La duración del evento también dependerá de la naturaleza del acontecimiento, al igual que la fecha, aunque para esta también se deberemos tener en cuenta que no coincida con alguna fecha importante o festivo, y si nuestro evento es al aire libre también deberemos vigilar el clima y la estación del año.
¿A quién va dirigido el evento cultural?
El siguiente paso será definir el público al que dirigimos el evento. Debemos decidir si será un evento público o privado y, en este punto a qué personas debemos invitar en cualquiera de las dos alternativas. Por ejemplo, cuando hablábamos de la naturaleza del evento, hemos comentado la posibilidad que fuera un evento institucional, en este caso la lista de invitados deberá elaborarse teniendo en cuenta el carácter y la importancia de las instituciones invitadas y el protocolo preciso. Sea como sea, lo más importante para realizar un evento privado será realizar una lista y hacer un exhaustivo seguimiento de las invitaciones para evitar errores molestos en el momento de los accesos al evento.
¿Cómo se comunica un evento cultural?
Una vez decididos la naturaleza, la fecha y el lugar del evento cultural, es importante darle la máxima notoriedad para asegurarnos su difusión. La estrategia de comunicación a seguir debe incluir el mensaje, los canales a los que queremos acceder (redes sociales propias, página web, medios de comunicación, etc.), el público objetivo…
Además, podemos contar con el apoyo de los patrocinadores, si existen, las redes sociales del mismo artista, entre otros. Además es importante planificar en el tiempo qué mensaje vamos a dar en cada momento, cuanto antes empecemos más difusión podremos darle al evento.
Plantearse qué comunicamos antes del evento, durante el evento -en este punto las redes nos ayudan mucho-, y, posteriormente al evento.
¿Qué presupuesto tiene la organización de un evento cultural?
Esta es la columna vertebral de la organización de un evento. Un buen presupuesto marcará el éxito de este, ya que las desviaciones pueden conseguir que el evento acabe siendo un desastre.
Siempre es mejor que en la organización de un evento contemos con la colaboración de un controller que valide los movimientos financieros y evite errores ya que participan numerosos personajes en un presupuesto.
Por ejemplo, si hay patrocinadores, si incorporamos el ticketing, si hay financiación externa, proveedores, honorarios, etc. todos estos aspectos deben estar perfectamente auditados para evitar desviaciones.
¿Quién formará parte del equipo encargado de la organización de un evento cultural?
Como comentábamos en el punto anterior, la figura de un financiero es esencial para el control del presupuesto. En este sentido, en primer lugar debemos nombrar a un director/a, un profesional que lidere y dirija a todos los participantes en la organización y distribuya las funciones de cada uno de ellos. Ten el caso de que se trate de un evento institucional, podemos acompañarnos de profesionales del ámbito del protocolo, también podemos contar con la colaboración de creativos para darle un toque original al evento, etc.
Con las respuestas a estas preguntas podremos organizar un evento cultural a la altura de las expectativas de nuestros clientes. Esperamos que este artículo te haya resultado útil y si tienes cualquier duda o necesitas servicios de comunicación profesionales 360, no dudes en contactarnos.
