La organización de un evento es una de las herramientas de marketing más efectivas en una empresa para impactar a una audiencia. En estos tiempos de Internet y redes sociales, el abanico de posibilidades es muy amplio para llevar a cabo un acontecimiento inolvidable.
Lo que sucede con todas estas herramientas que tenemos a disposición es que es cada vez más difícil lograr una originalidad en el evento y así impactar de manera contundente en la audiencia. A continuación, algunas recomendaciones para conmover al público.
Planificación y organización del evento
Lo primero a definir es la fecha del evento, para empezar a preparar todo con la suficiente antelación. Luego, la cantidad de personas a invitar, para tener en cuenta qué tan grande tiene que ser el lugar en el que se desarrollará la actividad. Los invitados pueden ser los mejores clientes, aquellos que promocionan con más énfasis los contenidos de la compañía. Puede también hacerse una convocatoria más amplia, como por ejemplo llamar a todos los suscriptores que pagan una determinada cantidad por el servicio.
En caso de que la marca tenga embajadores reconocidos, como deportistas de élite, modelos o influencers, es imprescindible que estén presentes para lograr una mayor atención y masividad del evento.
En cuanto al espacio del evento, para lograr un evento original es importante no caer en las obviedades, como por ejemplo un salón tradicional, hoteles o las oficinas mismas de la empresa. Algunas opciones recomendables pueden ser llevarlo a cabo en playas, castillos, museos o barcos. En fin, las posibilidades son muchas y estarán sujetas al presupuesto y el número de asistentes.
Definida la fecha, el número de asistentes y el lugar, falta resolver la promoción, transmisión del evento y contenidos, es decir, las labores de los profesionales en relaciones públicas. En el caso de la propaganda, es importante usar los canales tradicionales (prensa, página online) como así también las nuevas tecnologías, como redes sociales y aplicaciones. En la previa, hay que explotar estas opciones al máximo, para generar un feedback constante con los consumidores, ya sea a través de sorteos, invitaciones al acontecimiento, promociones y más.
La transmisión es importante para no dejar atrás a las personas que no pudieron asistir, por las razones que sean. Las redes sociales aquí cumplen un rol fundamental. Pueden hacerse directos con lo que está sucediendo, fotos instantáneas de los asistentes, historias de Instagram y Facebook, y proponer un Hashtag para Twitter. Las posibilidades, como vemos, son muchas.
Por último, pensar en contenidos para impresionar a los asistentes y a aquellos que lo siguen vía streaming. Con todos los recursos multimedia que tenemos a disposición, algunas opciones para impactar a propios y extraños son: la proyección de videos en calidades 2D y 3D, drones, realidad aumentada y hologramas.
Recursos humanos para organizar y ejecutar eventos
No todo pasa por la tecnología. Es importante en este tipo de eventos contratar a personas especializadas en determinadas actividades. En la previa, es clave sumar a gente que ayude en la planificación y coordinación del acontecimiento. Es imprescindible, entonces, incorporar a expertos en marketing, que manejan las redes sociales, spots publicitarios, comunicados de prensa, catering y todo lo que un hecho de estas características necesita.
El día de la fiesta, dependiendo qué es lo que se quiere hacer, es importante contratar a ciertos profesionales que le den al evento una calidad notoria. Algunas opciones pueden ser: algún reconocido conductor, humoristas, músicos y artistas, YouTubers y hasta deportistas. Todo puede encajar para entretener a los invitados.
La inversión puede resultar costosa, pero cuantos más detalles e innovación tenga el evento, más hablarán los asistentes, trabajadores y profesionales. Si dejas una buena impresión, la prensa y las redes hablarán maravillas del acontecimiento y estarán impacientes por conocer cuándo se llevará a cabo la próxima fiesta de tu marca.
