En la era de la información, la comunicación se ha convertido en un elemento clave para alcanzar los objetivos de las organizaciones, ya estén vinculados con el aumento de la reputación, el cambio de percepción de los públicos, u otros objetivos. A su vez, la aparición de nuevos canales digitales de comunicación, ha interferido en el engranaje de medios, formatos, soportes, públicos y estrategias, requiriendo de un conjunto interdisciplinar y actualizado de profesionales de la comunicación y las relaciones públicas.
Han pasado muchos años desde la aparición de las primeras agencias de comunicación y relaciones públicas, y con el auge de Internet y el aumento de la competencia entre compañías, se ha elevado la demanda de este tipo de servicios y han aumentado el número de agencias y profesionales que ofrecen servicios relacionados con todas las disciplinas de la comunicación y las relaciones públicas. Esto ha generado, por un lado, la aparición de empresas de servicios muy especializadas (agencia SEO, agencias SEM, agencias de contenidos, agencias de medios, agencias de eventos,…) y por el otro, agencias que ofrecen soluciones integrales en servicios de relaciones públicas y comunicación.
A su vez, se han diluido las distancias entre las disciplinas de la comunicación, relaciones públicas, publicidad, marketing o ventas, por su extrema cercanía de objetivos, estratégias y medios a emplear, hecho que ha propiciado la tendencia a ofrecer servicios integrales que impliquen la consecución de objetivos transversales.
¿Qué actividades llevan a cabo las agencias relaciones públicas y comunicación?
Desde la auditoría de la comunicación actual de la compañía en relación con sus distintos públicos y la creación de una estrategia de comunicación hasta la ejecución de todas las tareas implicadas en esta. Entre otras tareas se encuentra la definición de los mensajes de la compañía a promover, definición de objetivos de relaciones públicas y comunicación, gestión de la reputación corporativa, gestión de crisis, y un largo etcétera de actividades que afectan directamente a la imagen de la compañía, y consecuentemente a las ventas.
A continuación detallamos algunas de las actividades que se llevan a cabo en las agencias:
Reputación online
Aunque somos contrarios de añadir cualquier palabra detrás de reputación, si que es cierto que hay, dentro de la reputación corporativa, un espacio de reputación en la red que debe tratarse con especial atención por la complejidad de factores que la conforman.
La red ofrece un espacio más en el que se debe mantener la presencia de una empresa de forma sólida y coherente con su naturaleza y valores. Las agencias se encargan de construir y mantener la reputación online de las compañías mediante la monitorización, creación y difusión de contenidos o la interacción con sus públicos en distintas plataformas, entre otras actividades. En internet hay un sinfín de soportes y plataformas sociales, aunque generalmente se suele tener como prioridad, mantener un buen posicionamiento en buscadores y en las principales redes sociales en las que se encuentren los públicos objetivos de la compañía. (en relación a los medios digitales, que también entrarían en este punto, los incluimos en el siguiente apartado de Gabinete de Prensa y relación con los medios).
Algunos de los profesionales implicados en este punto son: consultores especializados en reputación digital, content planners, especialistas en posicionamiento SEO, community managers, programadores y desarrolladores, editores, redactores de contenidos y analistas de datos, entre otros.
Si se cuenta con una mala reputación online afectará de manera directa el desarrollo de la empresa o negocio. Con el auge de internet, las empresas han tomado conciencia de la importancia de mantener la reputación online de una marca. Si se logra mejorar y afianzar una excelente imagen y reputación online se logrará mejorar los resultados de la compañía.
Gabinete de prensa y relación con los medios
La presencia de una marca en los medios sigue siendo una herramienta de gran poder para modificar la percepción de los públicos en relación a una marca o compañía. Aunque han surgido grandes cambios con la transformación digital del sector, los gabinetes de prensa siguen más vivos que nunca, ofreciendo una solución híbrida de Gabinete de Prensa On/offline que integra el global de medios de comunicación de interés para la compañía en sus versiones digitales y/o analógicas.
En la actualidad se contempla también la relación con nuevos actores que han aparecido en el universo de la comunicación y que influyen en nuestros públicos, como son los influencers en redes sociales. La relación con estos también forma parte de nuestro programa de relaciones públicas.
Comunicación interna
La comunicación interna debe formar parte de un buen plan de relaciones con los distintos públicos de la compañía. Solemos focalizar los esfuerzos en dar una buena imagen hacia fuera cuando los miembros de la propia compañía son nuestro público estrella, quienes primero nos recomendarán y serán embajadores de nuestra marca.
Una agencia de relaciones públicas integrará también la comunicación interna en un plan de comunicación corporativa sólido, y lo hará de forma coherente con el resto de comunicaciones difundiendo los mensajes de la compañía también entre empleados.
Gestión de eventos corporativos
Además una agencia de relaciones públicas también se encarga de la gestión de eventos corporativos, ya se dirijan a públicos internos o externos, una tarea compleja que requiere de una planificación escrupulosa para que se lleve a cabo con éxito. Delegar la organización de un evento a una agencia de relaciones públicas asegura el buen desarrollo de este.
¿Por qué contratar una agencia integral de relaciones públicas?
Un único interlocutor, una estrategia sólida y coherente.
Si se trabaja con una sola agencia que gestione todas las necesidades comunicativas y de relaciones públicas se facilita la creación y el seguimiento de una estrategia sólida así como la consecución de los objetivos y mejora contínua.
Se optimizan costes de gestión y horas de reuniones entre el cliente y proveedor.
Cada vez que se colabora con un proveedor existen unos costes de gestión derivados del timpo de contacto con el cliente, y se realizan reuniones de planificación, seguimiento y reportes que se repiten tantas veces como proveedores se tenga. Si se tiene un único proveedor se agrupan estas horas y costes reduciéndolos drásticamente. De esta forma, se evita también la duplicidad de trabajos y costes.
¿Cómo saber si necesito una agencia de relaciones públicas?
Gran parte de las tareas que desarrollan las agencias de comunicación y relaciones públicas suelen ser absorvidas en un inicio por el personal de la empresa, ya sea el propio gerente si es pequeña, o por departamentos como el de comunicación, recursos humanos o marketing.
Muchas veces lo que ocurre es que al tratarse de tareas que llevan implícitos varios departamentos y afectan de forma transversal la compañía, cada departamento va hacia su propia dirección tomando iniciativas distintas y diversificando las acciones, perdiendo coherencia desde gráfica hasta estratégica, y elevando el coste de las actividades, muchas veces duplicadas entre departamentos.
Otras veces, el volumen de tareas comunicativas a realizar es tan elevado y la cantidad de profesionales que se necesitan tan diverso, que el equipo interno no es capaz de absorver las tareas que se requieren.
A menudo, las empresas necesitan de un partner que les oriente de forma estratégica y especializada en objetivos a corto, medio y largo plazo para apoyar el crecimiento de la compañía de forma sólida y, aunque la ejecución se comparta entre la agencia y algunos miembros de la compañía, es necesario que una agencia de relaciones públicas lidere y haga el seguimiento de todas las actividades para obtener buenos resultados.
Se encuentre en el momento que se encuentre tu compañía, una agencia de relaciones públicas siempre ayudará a alcanzar los objetivos de la compañía y a mejorar la percepción de sus públicos gracias a la dedicación de todo un equipo interdisciplinar de profesionales para la consecución de estos.
