Organización de congresos personalizados, creativos y efectivos

Las convenciones y congresos son eventos en los que, además de intercambiar conocimiento sobre una temática concreta, pueden resultar muy beneficiosos para la empresa que lo organiza. Esto se debe a que amplía su visibilidad de marca, mejora su reputación, aporta notoriedad en el mercado, etc.

No obstante, la organización de congresos no es tarea sencilla y si crees que es el momento de realizar uno, desde la agencia de comunicación y eventos Nal3 estaremos encargados de hacernos cargo, ya que tenemos más de 15 años de experiencia en la organización de eventos de todo tipo.

Características de los congresos

Antes de hablar de los servicios que ofrecemos en lo que respecta a la organización de congresos, resulta necesario aclarar qué son este tipo de actos y cuáles son sus principales características.

Pues bien, los congresos son reuniones o conferencias en las que diferentes profesionales se reúnen para debatir sobre una temática concreta y suele organizarse de manera periódica.Dicho esto, las características principales que definen a este tipo de actos son los debates y exposiciones de varias ponencias, la asistencia de profesionales de gran nivel, presentaciones de innovaciones o avances sobre temas concretos, etc.

Por otro lado, en lo que respecta a la duración de estos actos, los profesionales recomiendan que debe oscilar entre los 3 y 5 días, ya que, en el caso de que tenga una duración inferior, pasaría a denominarse conferencia o asamblea.

Finalidad de los congresos

Una vez aclarada la naturaleza y las principales características de los congresos, resulta necesario explicar cuáles son los objetivos generales para organizar este tipo de actos:

  • Para difundir conocimientos sobre un tema concreto, ya que el impacto es mucho mayor que un artículo en prensa o un programa de televisión
  • Intercambio de intereses por parte de diferentes profesionales y llegar a acuerdos o colaboraciones
  • Para crear nuevos grupos, proyectos o redes de profesionales que compartan objetivos y sector profesional
  • Como fuente de recursos para obtener financiación para algún proyecto concreto o para el sector, en general
  • Para mejorar la comunidad
  • Para aumentar la visibilidad y la notoriedad de la profesión sobre la que se celebra el evento, por ejemplo, científica
  • Finalmente, también se suelen realizar para acordar nuevos congresos en un futuro, es decir, establecer una periodicidad en cuanto a su celebración

7 aspectos a tener en cuenta al organizar congresos

Al igual que ocurre con la gran mayoría de eventos, sean del tipo que sean, hay ciertos aspectos que debemos tener muy en cuenta a la hora de organizarlos, ya que serán fundamentales para que el acto se ejecute con éxito y los resultados sean positivos:

  • La planificación previa: se trata del punto más importante en la organización de congresos médicos, especialmente, ya que se le asignarán las tareas correspondientes a cada uno de los profesionales encargados de la organización del evento mediante un calendario de acciones y responsabilidades.

    Además, habrá que definir los objetivos que se quieren alcanzar, establecer un presupuesto (junto con el control de gastos pertinente), considerar la opción de reclutar voluntarios, etc.

  • La localización del acto: la ubicación en la que se celebran los congresos es un punto fundamental, ya que requiere de ciertas características para ser efectivo y eficiente.

    Dependiendo del número de asistentes, la elección del lugar (ubicación) en el que se organizará el congreso es fundamental, ya que debe de estar bien comunicado y tener un fácil acceso; la selección del edificio o espacio en el que se realizará también es determinante de cara al aforo; y, finalmente, debemos tener muy en cuenta la decoración y el mobiliario, ya que deben ir acorde con los colores corporativos de la empresa u organización encargada de organizar el congreso.

    Además de esto, también es importante escoger estratégicamente la ciudad donde lo realizaremos, por ejemplola organización de eventos en Barcelona es una tendencia cada vez más al alza.

  • Los invitados (asistentes): en este punto tendremos que decidir si el congreso será público o privado, lo que determinará la gestión que realizaremos de las invitaciones, la planificación del cáterin, distribución de los asientos, el regalo o detalle que se le entregará a cada uno de ellos, etc.

  • Los ponentes: es importante que las charlas que ofrezcan los profesionales sean atractivas y tengan un gran valor para los invitados, ya que suele ser el principal motivo por el que estos deciden acudir a los congresos. Para hacer la mejor selección posible, es recomendable que conozcamos los intereses de los invitados y sus preferencias.

  • El cáterin: en los congresos, generalmente, se suelen realizar dos pausas para que los invitados puedan almorzar y merendar, además del descanso de la comida. Así, será necesario planificar la cantidad de comida que necesitaremos, los productos alternativos (puesto que debemos contar con que algunas personas tendrán alergias e intolerancias).

  • La comunicación previa: antes de realizar el evento, es fundamental que determinemos que acciones de comunicación vamos a llevar a cabo. Las más comunes suelen ser el envío de correos electrónicos, notas de prensa en diferentes medios, información sobre el congreso en la página web corporativa (o, incluso, la creación de una landing page adicional para explicarlo), la difusión a través de redes sociales, etc.

  • El patrocinio: finalmente, cabe mencionar el patrocinio, ya que mediante esta técnica conseguiremos financiar una parte de la organización del congreso. Para ello, tendremos que realizar propuestas atractivas a diferentes empresas que tengan cierta relación con la temática del acto y convencerle de por qué deberían financiarlo.

Cómo organizamos congresos en Nal3

Finalmente, desde la agencia Nal3 Comunicació nos encantaría hacernos cargo de la organización de los congresos en Barcelona o cualquier otro evento corporativo que quieras llevar a cabo. Por este motivo, a continuación, explicaremos brevemente qué servicios ofrecemos relacionados con esta tarea, ya que somos especialistas en realizar proyectos llave en mano:

  • La logística y el protocolo
  • Búsqueda y selección de espacios
  • Creación de recursos para el patrocinio, es decir, conseguir nuevas fuentes de ingreso
  • Diseño de todos los aspectos del congreso
  • Contrataciones de agentes, figuras públicas, presentadores, etc.
  • Contratación y negociación del cáterin
  • Tramitación de las certificaciones y las inscripciones
  • Administración general del congreso
  • Recepción y asistencia de los ponentes
  • Promoción de los espacios y el mobiliario (stands, mesas redondas, talleres de trabajo, etc.)
  • Comunicación y difusión del acto
  • Análisis de los resultados obtenidos en base a indicadores previamente seleccionados estratégicamente

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