Autor: Oriol Conesa
Et sents còmode en el caos, confies en el desordre i creus que, al final, els astres sempre s’alinearan perquè tot surti bé? Pel bé de tots, no et dediquis a l’organització d’esdeveniments, deixa-ho en mans d’un professional.
Crear experiències úniques i capaces de generar engagement en centenars o milers de persones no és una feina fàcil. Tampoc ho és que els somnis es facin realitat, tot i que sovint la nostra professió consisteixi en això. La producció d’esdeveniments, a més del know-how i el back-office que proporciona una agència de comunicació amb experiència, requereix algú amb algunes qualitats innates. Per començar, dos musts fonamentals: tenir personalitat i un somriure sincer. A l’actitud positiva s’hi hauran d’afegir les 5 qualitats indispensables per a l’organitzador d’actes professional:
Ordre
També hi ha qui ho descriu com “habilitats organitzatives”. No només consisteix en la capacitat de coordinar un equip de múltiples col·laboradors, sinó en seguir un mètode i fins i tot estimar el gust perquè les coses estiguin en el lloc que els correspon. Des dels canapès a la senyalització, passant pel guardar-roba, el rider tècnic o les finances, totes les tecles han d’anar a l’uníson. Tot està per fer, qui s’atreveix a posar-hi ordre?
Adaptació
Cal capacitat d’adaptació en dos sentits. D’una banda, s’ha de ser versàtil i competent per muntar tant una festa de pijames com un funeral d’estat; és a dir, ser flexible i fer amb encert tota mena de feines. D’altra banda, sovint un imprevist o canvi d’opinió del client a última hora ens obligarà a alterar els plans, així que agilitat i clarividència en la presa de decisions seran les teves millors aliades.
Detall
Com a professionals, en acabar un acte acostumem a analitzar diversos aspectes i fer balanç per formar-nos-en una valoració global. Ens serveix per tenir una foto general. Però la realitat és en els detalls, i mentre que un convidat es queda amb la veu del cantant, un altre conserva el programa de mà pel bonic disseny i un altre recorda el somriure de l’hostessa que el va ajudar a pujar un esglaó. Deixant de banda les petites coses, ens traïm a nosaltres mateixos.
Empatia
El més difícil: entendre’s amb la gent i guardar la calma. És precís establir relacions de confiança i col·laboració amb les persones de l’equip, amb el client i fins amb els assistents a l’acte. Les habilitats interpersonals i una comunicació efectiva no són d’ajuda, són obligatòries. A més, segurament, sempre hi haurà alguna cosa que falli, així que hem de contemplar el “pla b” sense que aplicar-lo suposi entrar en crisi.
Passió
Si t’agrada recórrer a la mateixa fórmula una vegada i una altra, acabaràs per esgotar-la i, encara pitjor, no trigaràs a sentir insatisfacció pel resultat. Surt de la teva zona de confort i arrisca, aprèn del que fan els altres, aposta per noves idees, posa-hi entusiasme, trasllada al client i als que assisteixin a l’esdeveniment totes les ganes que hi vas posar quan el preparaves. Potser resulta estressant (¿t’imagines l’adrenalina d’omplir un auditori amb 1.750 metges?), però ningú no va dir que hagués de ser fàcil. La recompensa s’ho val.
Si mentre llegies aquestes línies has pensat que “això és més difícil del que sembla”, si no et veus capaç d’afrontar un repte així o si, simplement, tot això no va amb tu, existeixen professionals de les relacions públiques i el màrqueting que et poden donar un cop de mà. Si, al contrari, en aquest post t’ha anat reconeixent a cada frase, no ho dubtis: el futur et somriurà si decideixes fer dels esdeveniments la teva feina. ¡Benvingut al club!
