5 cualidades que debes tener para la organización de eventos exitosos

Autor: Oriol Conesa

¿Te sientes cómodo en el caos, confías en el desorden y crees que, al final, los astros siempre se alinearán para que todo salga bien? Por el bien de todos, no te dediques a la organización de eventos, déjalo en manos de un profesional.

Crear experiencias únicas y capaces de generar engagement en cientos o miles de personas no es tarea fácil. Tampoco lo es que los sueños se hagan realidad, aunque a menudo nuestra profesión consista en eso. La organización de eventos, además del know-how y el back-office que proporciona una agencia de comunicación con experiencia, requiere de alguien con algunas cualidades innatas. Para empezar, dos musts fundamentales: tener personalidad y una sonrisa sincera. A la actitud positiva habrá que añadirle las 5 cualidades indispensables para el organizador de eventos profesional:

El orden es indispensable en la organización de eventos

También hay quien lo describe como “habilidades organizativas”. No solo consiste en la capacidad de coordinar un equipo de múltiples colaboradores, sino en seguir un método e incluso apreciar el gusto por que las cosas estén en el lugar que les corresponde. Desde los canapés a la señalética, pasando por la guardarropía, el rider técnico o las finanzas, todas las teclas deben ir al unísono. Todo está por hacer, ¿quién se atreve a ponerle orden?

Adaptación

Hay que tener capacidad de adaptación en dos sentidos para porder dedicarse a la organización de eventos. Por un lado, hay que ser versátil y competente para montar tanto una fiesta de pijamas como un funeral de estado; es decir, valer lo mismo para un roto que para un descosido. Por otro lado, a menudo un imprevisto o cambio de opinión del cliente a última hora nos obligarán a alterar los planes, así que agilidad y clarividencia en la toma de decisiones serán tus mejores aliadas.

En la organización de eventos necesitarás ojo para los detalles

Como profesionales, al terminar un evento solemos analizar distintos aspectos y hacer balance para formarnos una valoración global. Nos sirve para tener una foto general. Pero la realidad está en los detalles, y mientras que un invitado se queda con la voz del cantante, otro conserva el programa de mano por su bonito diseño y otro recuerda la sonrisa de la azafata que le ayudó a subir un peldaño. Dejando de lado las pequeñas cosas, nos traicionamos a nosotros mismos.

Organizar eventos exitosos sin empatía no es posible

Lo más difícil: entenderse con la gente y guardar la calma. Es preciso establecer relaciones de confianza y colaboración con las personas del equipo, con el cliente y hasta con los asistentes al evento. Las habilidades interpersonales y una comunicación efectiva no son de ayuda, son obligatorias si te dedicas a la organización de eventos. Además, seguramente, siempre habrá algo que falle, así que debemos contemplar el “plan b” sin que aplicarlo suponga entrar en crisis.

Pasión por la organización de eventos

Si te gusta recurrir a la misma fórmula una y otra vez, acabarás por agotarla y, peor aún, no tardarás en sentir insatisfacción por el resultado. Sal de tu zona de confort y arriesga, aprende de lo que hacen los demás, apuesta por nuevas ideas, ponle entusiasmo, traslada al cliente y a quienes asistan al evento todo el empeño que pusiste en prepararlo. Quizás resulte estresante (¿te imaginas la adrenalina de llenar un auditorio con 1.750 médicos?), pero nadie dijo que fuera a ser fácil. La recompensa lo vale.

Si mientras leías estas líneas has pensado que “esto es más difícil de lo que parece”, si no te ves capaz de afrontar un reto así o si, simplemente, todo esto no va contigo, existen profesionales de las relaciones públicas y el marketing que te pueden echar una mano. Si, por el contrario, en este post te ibas reconociendo en cada frase, no lo dudes: el futuro te sonreirá si decides hacer de la organización de eventos tu trabajo. ¡Bienvenido al club!

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